Saisie comptable des dépenses et des recettes, gestion des adhésions, des dons et de la billetterie, édition des documents comptables… les logiciels de comptabilité sont des outils d’aide à la gestion d’une association. Et pour cause, ils leur permettent de piloter leurs activités à partir d’une seule interface.
Aujourd’hui, de nombreux logiciels s’adressent aux associations, facilitant le travail du trésorier. Comment choisir entre tous ces outils ? Quels sont les critères à prendre en compte ? Éléments de réponses.
La comptabilité d’une association : ce que dit la loi
La loi du 10 juillet 1901 impose à tous les types d’associations la tenue d’une comptabilité pour des raisons économiques, démocratiques et juridiques. Toutefois, elle n’impose pas de dispositions particulières. Du reste, les statuts, les agréments… peuvent soumettre les associations à tenir une comptabilité.
Toutefois, certaines associations peuvent être soumises à certaines dispositions. C’est le cas des associations reconnues d’utilité publique qui peuvent être imposées à des obligations particulières à la demande de l’assemblée générale ou d’une autorité administrative. De même, les associations bénéficiant d’un agrément délivré par une autorité administrative, recevant des subventions, employant des salariés ou exerçant une activité économique particulière ainsi que les associations ayant une activité commerciale ou imposable peuvent être obligées de suivre des dispositions particulières. Par ailleurs, certaines associations et fondations sont soumises au plan comptable.
Selon la taille, l’activité, l’exercice ou non d’une activité lucrative et la source de financements de l’association (prêt bancaire, subventions, dons), la comptabilité peut être de trésorerie ou d’engagement.
Pourquoi utiliser une solution en ligne pour la comptabilité de son association ?
Le logiciel de comptabilité est un outil d’aide à la gestion d’une association. En effet, il permet de :
- Gérer les opérations financières courantes
- Gagner du temps et en efficacité
- Anticiper les mouvements de fonds
- Sécuriser les comptes : ceux-ci sont conformes à la règlementation en vigueur. De plus, les logiciels de comptabilité utilisent des méthodes de chiffrement ainsi que des applications adaptées pour sécuriser les données.
De plus, un logiciel de comptabilité est une excellente alternative à l’expert-comptable, car il est plus accessible financièrement.
Les critères pour choisir un logiciel comptable pour son association
Le choix d’un logiciel de comptabilité pour son association doit être mûrement réfléchi. Plus qu’un outil de gestion, il permet aux dirigeants de la structure de suivre les finances, mais aussi de gagner du temps afin de se consacrer pleinement aux objectifs de l’association.
Les spécificités de l’association
Une association a ses spécificités : taille, secteur d’activité, type d’organisation (reconnue d’utilité publique, d’intérêt général, agréée…), imposition, etc. Pour choisir votre logiciel comptable, commencez par les identifier. Vous verrez alors qu’un outil est plus adapté qu’un autre.
Les besoins comptables
Chaque association a ses besoins comptables dépendamment du type de comptabilité auquel elle est soumise et de ses obligations (par exemple, assujettissement au plan comptable des associations).
En identifiant vos besoins, vous saurez non seulement le type de logiciels à choisir, mais aussi les fonctionnalités qu’il doit proposer.
L’ergonomie et la facilité d’utilisation
Un bon logiciel de comptabilité est facile à déployer et à prendre en main. Autrement, au lieu de vous faire gagner du temps, son utilisation vous ralentira.
Pour faciliter la tâche du trésorier ou de la personne chargée de la comptabilité, choisissez un logiciel avec une interface ergonomique et intuitive. Encore plus s’il n’a pas de notions en comptabilité. Grâce au logiciel, votre association gagnera en efficacité, car les risques d’erreur sont réduits.
Les fonctionnalités
Les logiciels de comptabilité doivent proposer, à minima deux fonctionnalités de base : la saisie des écritures comptables, c’est-à-dire les recettes et les dépenses et la production des documents comptables comprenant le livre-journal, le grand livre, le bilan, le compte de résultat, etc.
Cependant, certains outils peuvent intégrer plus de fonctionnalités que d’autres ou des options plus avancées.
- Suivi financier en temps réel
- Gestion des écritures comptables
- Tableau de bord financier
- Import et export de données comptables
- Comptabilité analytique
- Rapprochement bancaire
- Graphiques de synthèse et statistiques
- Gestion commerciale
- Gestion de la TVA
Le type de logiciel
Il faut savoir qu’il existe deux types de logiciels comptables pour association sur le marché : ceux qui sont en ligne ou en mode SaaS et ceux qui sont à installer sur vos ordinateurs.
Le logiciel SaaS est utilisable à tout moment, depuis n’importe quel support connecté à internet et avec tous les navigateurs. En outre, il est facile à installer. Plus encore, un logiciel en ligne est mis à jour automatiquement. Enfin, vous avez accès à une assistance en cas de problème.
Quant au logiciel à installer, comme son nom l’indique, il doit être installé sur un poste de travail dans les locaux de l’association. Pour garantir la sécurité de vos comptes, vous devez l’associer à un système de sauvegarde. Ce type de logiciel de comptabilité ne permet pas de travailler à plusieurs sur l’outil. De ce fait, il convient plus aux petites associations.
L’accompagnement et le support
Certains logiciels mettnt en place un support téléphonique, par mail ou par chat pour accompagner les associations dans la gestion de leur comptabilité. Le service client peut être contacté dans plusieurs situations : problème technique, bug, questions ou problèmes sur une fonctionnalité du logiciel… Il peut même contacté pour des questions relatives à la comptabilité d’une association.
Il s’agit d’une véritable aide pour les structures dont les comptes sont tenus par un trésorier ou un salarié qui ne maîtrise pas les notions comptables.
Le budget
Le logiciel comptable peut être gratuit ou payant. Selon le budget de votre association, vous pouvez choisir l’une ou l’autre solution. Toutefois, il faut savoir que les logiciels gratuits proposent ds fonctionnalistes limitées. Si l’association est une petite structure ou si votre comptabilité est simple, un outil gratuit suffit pour piloter votre activité.
Par contre, les grandes associations et celles qui sont soumises à des dispositions spécifiques doivent se tourner vers les solutions payantes. Dans ce cas, prenez en compte la qualité du service client, la transparence de la tarification et la renommée de l’éditeur avant de faire votre choix.
L’essai gratuit, pour choisir son logiciel de comptabilité
De nombreux logiciels proposent un essai gratuit limité dans le temps (généralement d’un mois) pour tester les fonctionnalités de l’outil. Cela permet de voir si le logiciel répond aux besoins de l’association, s’il est facile à prendre en main et s’il est ergonomique.
Ne ratez pas cette occasion avant de faire votre choix.